Содержание
Ваш босс просит вас сообщить к пятнице. Excel является идеальным инструментом для сбора, организации и представления данных. Однако вам нужно знать, как создать отчет в Excel, прежде чем вы сможете разработать что-то, что поразит вашего босса.
Есть ключевые навыки, которые вы должны развить, чтобы создавать полезные, информационные отчеты. К ним относятся основные диаграммы и таблицы, сводные таблицы и печать отчета.
Информация в этой статье относится к Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и Excel для Mac.
Создание базовых диаграмм и таблиц для отчета Excel
Создание отчетов обычно означает сбор информации и представление ее на одном листе, который служит в качестве листа отчета для всей информации. Эти отчеты должны быть отформатированы таким образом, чтобы их было легко распечатать.
Одним из наиболее распространенных инструментов, которые люди используют в Excel для создания отчетов, являются инструменты для работы с диаграммами и таблицами. Чтобы создать диаграмму в отчете Excel:
Выбрать Вставить в меню и в группе диаграмм выберите тип диаграммы, которую вы хотите добавить на лист отчета.
В меню «Дизайн диаграммы» в группе «Данные» выберите Выберите данные.
Выберите лист с данными и выделите все ячейки, содержащие данные, которые вы хотите отобразить (включая заголовки).
Диаграмма будет обновлена в вашем отчете с данными. Заголовки будут использоваться для заполнения меток по двум осям.
Повторите описанные выше шаги для создания новых диаграмм и графиков, которые надлежащим образом представляют данные, которые вы хотите отобразить в своем отчете. Когда вам нужно создать новый отчет, вы можете просто вставить новые данные в таблицы данных, и диаграммы и графики обновятся автоматически.
Есть разные способы выложить отчет с помощью Excel. Вы можете включить графики и диаграммы на той же странице, что и табличные (числовые) данные, или вы можете создать несколько листов, чтобы визуальные отчеты были на одном листе, табличные данные — на другом листе и т. Д.
Использование сводных таблиц для создания отчета из электронной таблицы Excel
Сводные таблицы являются еще одним мощным инструментом для создания отчетов в Excel. Сводные таблицы помогают более глубоко копаться в данных.
Выберите лист с данными, которые вы хотите проанализировать. Выбрать Вставить > PivotTable.
В диалоговом окне «Создать сводную таблицу» в поле «Таблица / диапазон» выберите диапазон данных, которые вы хотите проанализировать. В поле Расположение выберите первую ячейку рабочего листа, куда вы хотите провести анализ. Выбрать Хорошо заканчивать.
Это запустит процесс создания сводной таблицы на новом листе. В области полей сводной таблицы первое поле, которое вы выберете, будет ссылочным полем.
В этом примере в этой сводной таблице будет отображаться информация о посещаемости веб-сайта по месяцам. Итак, во-первых, вы бы выбрали Месяц.
Затем перетащите поля данных, для которых вы хотите отобразить данные, в область значений панели полей сводной таблицы. Вы увидите данные, импортированные из исходного листа в сводную таблицу.
Сводная таблица объединяет все данные для нескольких элементов, добавляя их (по умолчанию). В этом примере вы можете увидеть, в каких месяцах было больше всего просмотров страниц. Если вы хотите другой анализ, просто выберите стрелка раскрывающегося списка рядом с элементом на панели значений, затем выберите Настройки поля значения.
В диалоговом окне «Настройки поля значений» измените тип расчета на любой, который вы предпочитаете.
Это обновит данные в сводной таблице соответственно. Используя этот подход, вы можете выполнять любой анализ исходных данных, который вам нравится, и создавать сводные диаграммы, которые отображают информацию в вашем отчете так, как вам нужно.
Как распечатать отчет Excel
Вы можете создать печатный отчет из всех листов, которые вы создали, но сначала вам нужно добавить заголовки страниц.
Выбрать Вставить > Текст > заголовок нижний колонтитул.
Введите заголовок страницы отчета, а затем отформатируйте его, чтобы использовать текст больше обычного. Повторите эту процедуру для каждого листа отчета, который вы планируете распечатать.
Затем скройте листы, которые вы не хотите включать в отчет. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Спрятать.
Чтобы распечатать отчет, выберите файл > Распечатать. Изменить ориентацию на Пейзаж, и масштабирование до Разместить все столбцы на одной странице.
Выбрать Распечатать всю книгу. Теперь, когда вы распечатываете свой отчет, только отдельные листы отчета будут распечатаны как отдельные страницы.
Вы можете распечатать отчет на бумаге или распечатать в формате PDF и отправить в виде вложения в электронное письмо.
