Как сохранить PST файл небольшим, архивируя вашу старую почту

По мере того, как объем почты, которую вы храните в Outlook, растет, как правило, уходит время, которое требуется Outlook, чтобы выполнить то, что вы хотите. Предельный размер файла PST вырисовывается. (Конечно, в файле PST или «Личные папки» Outlook хранит все ваши данные, включая календари, контакты и электронную почту.)

Небольшой PST-файл — это быстрый PST-файл

В любом случае, размер вашего основного файла PST остается небольшим и управляемым. Вы можете сделать так, чтобы Outlook делал это с помощью AutoArchive. Или вы делите свои сообщения между несколькими файлами PST, которые могут быть безболезненными и быстрыми.

Архивируйте старую почту в Outlook и сохраняйте PST-файл небольшим

Чтобы создать архив старых сообщений в Outlook отдельно от PST-файла, который вы используете каждый день:

1. 1. В Outlook 2007:
      1. Выбрать файл > Управление файлами данных из меню в Outlook.
   2. В Outlook 2016:
      1. Нажмите файл.
      2. Перейти к Информация категория.
      3. Нажмите Настройки аккаунта.
      4. Выбрать Настройки аккаунта… из меню, которое показало.
      5. Перейти к Файл данных Вкладка.
2. Нажмите Добавлять:
   1. В Outlook 2016:
      1. Введите имя для архива в Имя файла:.
      2. Выберите нужный формат в разделе Сохранить как тип:; обычно выбирают Файл данных Outlook.
   2. В Outlook 2007:
      1. Выберите желаемый формат. Если вам, возможно, не понадобится доступ к данным с помощью Outlook 2002 или более ранней версии, выделение безопасно. Файл личных папок Office Outlook (.pst).
      2. Нажмите Хорошо.
      3. Введите желаемое имя файла.
         1. Ежегодные архивы работают хорошо, и именование файла PST после года имеет смысл. Конечно, вы можете выбрать ежемесячные архивы, если у вас есть много больших писем или другая схема. Просто убедитесь, что размеры полученных PST-файлов составляют где-то 1-2 ГБ. Большие файлы, как правило, менее эффективны.
      4. Нажмите Хорошо.
      5. Введите нужное имя архива PST-файла в поле Имя:.
         1. Опять же, имеет смысл назвать ваш архив в честь его содержимого.

1. Опционально, защитите доступ паролем.
2. Нажмите Хорошо.
3. Теперь нажмите близко.

Переместить почту в архив

Чтобы заполнить ваш недавно созданный архив PST:

• Перетащите целые папки в корневую папку, которая появляется под Почтовые Папки.
  • Это удобно, если у вас уже есть папка архива, которая содержит, скажем, всю прошлогоднюю почту. Просто поместите его в архив PST.
• Кроме того, для архивации отдельных элементов:
  • Нажмите на корневую папку с именем вашего архива PST под Почтовые Папки с правой кнопкой мыши.
  • Выбрать Новая папка… из меню.
  • Введите имя нужной папки.
  • Убедись Почта и почтовые отправления выбран под Папка содержит: если вы хотите архивировать электронные письма. Для архивирования других предметов выберите подходящую категорию.
  • Нажмите Хорошо.
  • Перетащите отдельные или группы сообщений электронной почты на вновь созданную папку.
• Чтобы переместить всю почту, предшествующую определенной дате, в папку (или вложенные папки):
  • • В Outlook 2016:
      • Нажмите файл.
      • Перейти к Информация категория.
      • Нажмите Инструменты очистки.
      • Выбрать Архив… из меню, которое появилось.
    • В Outlook 2007:
      • Выбрать файл > Архив… из меню в Outlook.
  • Убедись Архив этой папки и всех подпапок: выбран.
  • Выделите нужную папку.
  • Укажите дату писем, до которых (скажем, 1 января этого года) вы хотите перейти под Архив элементов старше чем: __.
  • Использовать Просматривать… Кнопка для выбора архива PST файла, созданного выше.
  • Нажмите Хорошо.

• При желании вы можете сжать ваш живой PST-файл, чтобы сразу получить новое освободившееся пространство.

Закройте архив PST файла

После того, как вы заархивировали все элементы, вы можете закрыть файл PST в Outlook:

1. Нажмите на корневую папку вашего архива PST под Почтовые Папки с правой кнопкой мыши.
2. Выбрать Близко «___» из меню.

Доступ к почте из закрытого архивного файла PST

Чтобы получить сообщения из архивного файла PST, который вы закрыли:

1. 1. В Outlook 2016:
      1. Нажмите файл.
      2. Выбрать открыто экспорт.
      3. Нажмите Открыть файл данных Outlook.
   2. В Outlook 2007:
      1. Выбрать файл > открыто > Файл данных Outlook … из меню в Outlook.
2. Выделите нужный архив PST файла.
3. Нажмите открыто.

Файл PST и его папки появятся в Почтовые Папки, Готов к действиям.