Содержание
Большинство людей, которые используют почтовые клиенты, склонны к тому, чтобы электронные письма накапливались в их почтовых ящиках, но как только эти электронные письма достигают десятков тысяч, производительность Outlook может пострадать.
К счастью, вы можете научиться архивировать электронные письма в Outlook и, наконец, управлять этими старыми электронными письмами вручную или автоматически.
Как архивировать электронные письма в Outlook вручную
Если вы предпочитаете контролировать, когда ваши старые электронные письма архивируются и где они архивируются, вы можете выполнить этот процесс вручную. Вы можете вручную архивировать сообщения электронной почты в любой папке.
Откройте Outlook и выберите файл > Информация > инструменты > Очистить старые предметы.
Во всплывающем окне «Архив» выберите Архивировать эту папку и все подпапки, затем выберите папку, в которую вы хотите заархивировать элементы.
Выберите Архив элементов старше чем раскрывающийся список, затем установите дату, после которой вы хотите архивировать сообщения.
Вы также можете выбрать Просматривать чтобы определить уникальный файл PST, который вы хотели бы использовать для этого архива. Или вы можете оставить его как имя файла по умолчанию.
Выбрать Хорошо. Outlook теперь будет архивировать сообщения в этой папке в соответствии с настройками, которые вы настроили.
Если вы предпочитаете архивировать сообщения во всех папках, а не в отдельных, выберите Архивировать все папки в соответствии с настройками автоархивации. Если вы выберете этот вариант, вам нужно вернуться на вкладку «Главная», щелкнуть правой кнопкой мыши одну из папок, для которой вы хотите установить параметры автоархивации, и затем выбрать свойства.
В окне «Свойства» выберите AutoArchive Вкладка.
Выбрать Архивируйте эту папку, используя эти настройки, затем настройте параметры на то, сколько месяцев сообщений вы хотите сохранить и куда перемещать старые элементы.
Используя параметры AutoArchive, настройте как архивирование сообщений при включении AutoArchive, так и способ архивирования сообщений при их ручном архивировании с использованием настроек AutoArchive.
Как вручную запустить автоархивирование
Вы можете активировать AutoArchive вручную или автоматически. Если вы уже настроили параметры автоархивации для всех своих папок, как описано выше, вы можете немедленно запустить процедуру архивирования.
Выбрать файл > Информация > инструменты > Очистка почтового ящика, затем выберите AutoArchive запустить архивный процесс. При этом будут использованы параметры автоархивации, которые вы настроили для каждой почтовой папки.
Как автоматически активировать автоархивирование
Помимо ручного запуска процедуры архивирования, вы также можете настроить автоархив для регулярного запуска.
Выбрать файл > Параметры > продвинутый > Настройки автоархива.
В окне настроек AutoArchive выберите Запустите Автоархив каждый и введите, как часто вы хотите запускать AutoArchive.
Вы можете настроить параметры, чтобы получать подсказки при запуске AutoArchive, и настроить его на удаление старых сообщений электронной почты или их перемещение в архивный файл PST на вашем компьютере.
Выбрать Хорошо AutoArchive будет запускаться с заданным интервалом, поэтому вам никогда не придется беспокоиться о том, что ваш почтовый ящик занимает слишком много места.
Используйте очистку Outlook для автоархивации в Outlook Web
В Outlook Web архивирование сообщений выполняется вручную. Функция под названием Outlook Sweep поможет вам поддерживать чистоту входящих сообщений.
Невозможно изменить возраст сообщений, которые вы архивируете, но, по крайней мере, функция очистки дает вам возможность архивировать все ваши входящие сообщения старше 10 дней. Это поможет вам автоматически поддерживать почтовый ящик в чистоте.
Откройте папку «Входящие» учетной записи, где вы хотите архивировать сообщения электронной почты. Выберите письмо, которое вы хотите заархивировать, затем выберите Сметать из меню.
На всплывающем экране выберите Всегда перемещать сообщения старше 10 дней из папки INBOX.
Выберите Переместить в выпадающее меню и выберите Архив.
