Если это хорошо, чтобы ответить, это должно быть еще лучше, чтобы ответить всем. Правильно? Не всегда. Если ответ действительно важен для всех получателей, следует использовать «Ответить всем».
Некоторые отвечают на все сценарии из-за неудач, когда один получатель не осознает, что он нажал или нажал эту опцию. Большинство, однако, вероятно, из-за того, что человек не понимает, когда отправлять Ответить всем сообщениям.
В любом случае, это обычно раздражает других людей, участвующих в групповом сообщении. Использование правильного этикета электронной почты, будь то на рабочем месте или в обществе, невероятно важно. Вот почему лучше использовать «Ответить всем» осторожно.
Когда ответить всем
Используйте функцию «Ответить всем» вашей почтовой программы только в том случае, если ваш ответ необходимо будет знать для исходного отправителя и всех людей в полях «Кому:» и «Копия» в исходном письме.
Не отвечайте всем, когда:
- Только оригинальный отправитель должен знать ваш ответ,
- Ваши комментарии будут иметь решающее значение для первоначального отправителя и нескольких других получателей.
- В этом случае выполните обычный ответ, а затем вручную добавьте других получателей. Вы можете скопировать их адреса из исходного письма, если это поможет.
- Ваше сообщение просто, как «Спасибо!» или «Я тоже.»
- Уведомления с благодарностями могут быть удобны для отправки, но не отправляйте их всем остальным получателям. Только отправитель должен знать о том, как вы относитесь к сообщению, а не любой другой человек в группе.
Ответ все должны быть зарезервированы только для особых случаев. Его следует использовать только в том случае, если вам нужно отправить одно и то же сообщение каждому получателю в группе. В противном случае, если вам не нужно этого делать, вам следует отвечать только соответствующим лицам. Это может быть просто ответ отправителю или использование полей Cc: или Bcc: для нескольких конкретных получателей.
Например, рассмотрите возможность получения электронного письма с вопросом, хотите ли вы прийти на пенсию в эти выходные. Представьте, что его отправили 30 другим людям, и вас спросили не только о том, собираетесь ли вы, но и о том, можете ли вы принести еду или помочь другим способом.
В такой ситуации обычно неуместно отправлять ответ всем и объяснять, что вы не можете поехать, потому что вам приходится работать в эти выходные и что ваш ребенок все равно болен, так что это не очень хорошие выходные для вас. Эти данные имеют отношение к отправителю, но, вероятно, не ко всем, кто был приглашен.
Однако бывают случаи, когда вы должны отвечать всем и когда вы должны отвечать всем. Может быть, это включает групповое обсуждение рабочего проекта или что-то еще, что напрямую касается других получателей.
В любом случае, вы должны всегда продумывать это перед отправкой массового электронного письма другим. Еще хуже, когда несколько человек отправляют ответы на все сообщения одно за другим, и вы получаете дюжину электронных писем в течение одной или двух минут. Это не только трудно отследить, но и раздражает, если вам не нужно их читать.
