Как сравнить два файла Excel

Умение сравнивать два файла Excel важно в любой среде, где многие люди вносят изменения в один и тот же файл. Это распространено в бизнес-среде или в случае, когда файлы Excel совместно используются в облаке, и многие люди имеют доступ к внесению изменений.

К счастью, есть несколько способов сравнить два файла Excel. В некоторых случаях вы даже можете объединить изменения, сделанные в двух разных файлах Excel, в один файл.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Office 365 и Excel для Mac

Как сравнить два файла Excel

Если у вас есть два файла Excel с несколькими листами, самый простой подход — провести полное сравнение листов с помощью сторонних инструментов.

В Интернете вы можете найти несколько инструментов, которые помогут вам сравнить файлы Excel, но есть и несколько, которые вы можете использовать бесплатно. Одним из них является Spreadsheet Compare, доступное от SourceForge.

Загрузите и запустите приложение, которое установит надстройку в приложение Excel.

Spreadsheet Compare работает на всех версиях Excel после Excel 2000. Он совместим только с операционной системой Windows.

Чтобы использовать Spreadsheet Compare для сравнения двух файлов Excel:


  1. Откройте оба файла Excel, которые вы хотите сравнить, и выберите Надстроек меню. В этом меню вы увидите три параметра: Полное сравнение, Быстрое сравнение и Сравнение диапазона.

    Снимок экрана с меню дополнения Spreadsheet Compare


  2. Выбрать Полное сравнение. Вы увидите всплывающее окно с обоими файлами в двух полях. Если файл до внесения изменений находится не в верхнем поле, просто выберите Поменять местами кнопка. Затем выберите следующий.

    Снимок экрана: окно сравнения электронных таблиц


  3. В следующем окне вы можете настроить, как выполняется сравнение. Вы можете изменить, где в листе начинается сравнение, чувствительно ли оно к регистру и как выявляются несоответствия. Выбрать следующий перейти к следующему окну.

    Снимок экрана настройки сравнения электронных таблиц


  4. Выберите листы, которые вы хотите сравнить, и выберите Добавлять переместить эти листы на панель справа. Выбрать следующий и сделать то же самое для следующего листа.

    Снимок экрана добавления листов для сравнения


  5. Выбрать следующий чтобы увидеть окно с настройками конфигурации отчета. Измените их, если хотите, затем нажмите следующий дважды и сравнить заканчивать.

    Снимок экрана: параметры конфигурации отчета


  6. Наконец, вы увидите, что каждый исходный лист обновляется с измененными ячейками, выделенными красным. Инструмент также создает третий лист с отчетом, в котором вычеркнуто старое значение и вместо него новое значение.

    Снимок экрана отчета о сравнении листа Excel


  7. Этот инструмент представляет собой мощный способ сравнить целые рабочие листы Excel и увидеть быстрые результаты со всеми изменениями. Вы можете прокручивать и сохранять или удалять изменения, которые вы хотите сохранить.


Используйте Excel для сравнения двух листов

Если у вас есть отдельные листы в файле Excel для сравнения, вы можете сделать это несколькими различными способами. Одним из них является использование формул для создания третьей таблицы, показывающей все различия. Другое — через условное форматирование, чтобы выделить измененные ячейки.

Сравнить таблицы Excel с использованием формул

Если у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, вы можете создать третий лист, который выделит, какие ячейки отличаются, и покажет разницу. Это достигается с помощью формулы IF.

Формула IF полезна для сравнения одной ячейки за раз, а также с помощью функции автозаполнения Excel, чтобы заполнить весь лист результатов результатами сравнения. Бесполезно сравнивать целые рабочие книги без большого количества дополнительной работы.


  1. Чтобы начать сравнение двух листов, создайте третий лист. Пометьте это Результаты сделать лист результатов легче идентифицировать позже.

    Снимок экрана создания листа результатов


  2. В клетке A2 таблицы результатов, вставьте следующую формулу и нажмите Войти:

    = IF (Sheet1! A2Sheet2! A2, "Sheet1:"  Лист1! A2  "И Лист2:"  Лист2! А2, «Без разницы»)

    Вы можете изменить эту формулу, чтобы начать с любой ячейки, которая вам нравится. Если данные на вашем листе начинаются со строки B и столбца 3, вы должны изменить формулу на использование B3 вместо A2.

    Скриншот использования формулы IF для сравнения ячеек.


  3. Эта формула сравнивает ячейку из Sheet1 с той же ячейкой в ​​Sheet2. Если ячейки совпадают, лист результатов будет отображаться Нет разницы. Если они разные, ячейка будет предоставлять разные значения для каждого листа.

    Снимок экрана результатов формулы сравнения ячеек


  4. Щелкните по углу ячейки и перетащите указатель мыши по листу в последний столбец, в котором есть данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последнего столбца и автоматически настроит ссылки на ячейки.

    Скриншот заполнения всех строк формулой сравнения


  5. Выделив ту же строку, щелкните угол последней ячейки и перетащите мышь вниз по листу до последней строки, в которой есть данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последней строки и автоматически настроит ссылки на ячейки.

    Снимок экрана заполнения таблицы результатов формулой сравнения


  6. Прокручивая лист, вы увидите, что все ячейки, которые различаются между Sheet1 и Sheet2, отображаются со значениями для каждого листа. Просто прокрутите, чтобы определить все различия.

    Снимок экрана результатов сравнения листа


  7. Использование формул является одним из самых простых способов сравнения отдельных листов, поскольку вам не нужно каким-либо образом изменять исходные листы.


Сравните листы Excel с условным форматированием

Другой подход к сравнению двух листов — использование условного форматирования. Как видно из приведенного выше листа результатов, при одинаковом форматировании всех ячеек может быть трудно определить различия между листами.

Использование условного форматирования особенно полезно для больших листов с большим количеством данных. Изменение цвета или форматирования ячеек, имеющих различия, значительно упрощает выявление этих различий даже в листах с большим количеством строк и столбцов данных.

Вы можете использовать условное форматирование, чтобы определить различия.


  1. Сначала выделите все ячейки в таблице результатов. Выберите Главная меню, затем выберите Условное форматирование из Стили группа и выберите Новое правило.

    Снимок экрана: выбор нового правила в меню условного форматирования


  2. в Новое правило форматирования В появившемся окне выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки форматировать. в Отформатируйте значения, где эта формула верна вставьте следующую формулу.

    = Лист1! A2Sheet2! A2

    Как и в случае с формулой, вы можете запустить функцию форматирования в любой ячейке. Если ваши данные начинаются с B3 вместо A2, отредактируйте эту формулу, чтобы использовать вместо нее B3. Форматирование начнется с B3 и заполнит все строки и столбцы ниже и справа от него.

    Снимок экрана формулы сравнения условного форматирования


  3. Выбрать Формат, и затем настройте форматирование, которое вы хотите, чтобы ячейки имели, когда есть различия между двумя листами. Затем выберите Хорошо.

    Снимок экрана форматирования ячеек для сравнения различий


  4. Теперь вы можете видеть, что там, где ячейки между двумя листами имеют различия, форматирование отличается. Это значительно облегчает выявление этих различий.

    Снимок экрана условного форматирования, показывающий различия в ячейках


Сравнить листы Excel вручную

Один простой и быстрый способ сравнить две таблицы — сделать это визуально. Excel предоставляет простой способ визуального сравнения двух листов бок о бок.


  1. На листе, где у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, выберите Посмотреть меню. Выбрать Новое окно открыть ту же книгу в новом окне Excel в фоновом режиме.

    Снимок экрана выбора нового окна в Excel


  2. Выберите Посмотреть снова меню и нажмите Посмотреть бок о бок. Это помещает два окна книги рядом друг с другом, каждый из которых занимает половину экрана.

    Снимок экрана просмотра книг Excel рядом друг с другом


  3. В одном окне выберите другой лист, который вы хотите сравнить. Когда вы прокрутите лист в окне с одной стороны, вы увидите лист в другом окне одновременно с прокруткой.

    Снимок экрана рядом в Excel


  4. Боковой просмотр особенно полезен в тех ситуациях, когда две таблицы в основном одинаковы, но вы знаете, что есть несколько отличий. Синхронизированная прокрутка позволяет визуально сканировать электронную таблицу, чтобы найти эти различия.


Просмотр бок о бок в Excel 2010 и более ранних версиях

Если вы используете более раннюю версию Excel, отдельные файлы рабочей таблицы открываются в том же окне. Вы все еще можете использовать функцию «Просмотр бок о бок», но найти ее немного по-другому.


  1. Откройте оба файла в одном окне Excel.


  2. в Посмотреть меню, выберите Расставить все разбить открытые файлы на несколько вложенных окон.


  3. Выберите Посмотреть бок о бок значок, чтобы просматривать подокны рядом и прокручивать их одновременно.


Параметры облегчают сравнение двух файлов Excel

Опция, которую вы используете для сравнения данных в Excel, зависит от объема данных и места их хранения. Если у вас есть несколько листов в двух разных файлах Excel, лучше всего использовать стороннее дополнение, например Spreadsheet Compare.

Однако, если вы хотите сравнить только два или более листов в одной книге, лучше подойдут любые другие варианты. Используйте формулы и условное форматирование для больших электронных таблиц с несколькими небольшими изменениями, которые вам нужно найти. Используйте визуальный параллельный подход, если у вас есть две электронные таблицы с большим количеством изменений данных, которые легче идентифицировать визуально.

Ссылка на основную публикацию