Как поделиться папкой в ​​Outlook

Есть много способов поделиться папкой в ​​Outlook с другими. Это может сделать работу с командой или над проектом намного проще, когда все коммуникации находятся в одном месте, и это может быть отличным способом управления домашними делами, финансами и многим другим. Узнайте, как сделать общие папки Outlook и организовать свою работу.

Вам необходимо иметь доступ к серверу Exchange. Это единственный способ, которым вы можете управлять своими папками Outlook или делиться ими. 

Как поделиться папкой в ​​Outlook 2016

Прежде чем пытаться открыть общий доступ к папке, нужно проверить, разрешает ли это ваш администратор. Если это так, вот что вам нужно сделать: 


  1. Откройте Outlook, как обычно.


  2. Найдите папку, которой вы хотите поделиться с кем-то.


  3. Найдя, щелкните правой кнопкой мыши папку, затем выберите свойства

    Скриншот Outlook Inbox


  4. В окне свойств выберите права доступа Вкладка. 

    Скриншот Outlook


  5. Выбрать Добавлять


  6. Из списка адресов электронной почты на сервере выберите тот, с которым вы хотите поделиться папкой в ​​Outlook. 

    Скриншот Outlook для Inbox


Как открыть общую папку в Outlook

Если другой человек поделился с вами папкой, убедитесь, что он дал вам правильные разрешения. Скорее всего, вы получите приглашение на обмен по электронной почте, и все, что вам нужно сделать, это выбрать Откройте этот Заметки / Задачи / Журнал / Контакты / Календарь в верхнем левом углу.

Рекомендуется сохранить электронное письмо с приглашением для общей папки. 

Если вы удалите электронное письмо с приглашением, общий контент по-прежнему будет доступен для вас, выполните несколько дополнительных действий. Просто выберите скоросшиватель вкладка, затем выберите Открыть общий календарь / Контакты / Журнал / Заметки / Задачи.

Это работает в Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019

Как удалить общую папку 

Разделяете ли вы папку или удаляете общую папку, процесс примерно одинаков. Если папка была предоставлена ​​вам в общий доступ, самый простой способ избавиться от нее — попросить человека, предоставившего вам доступ, отозвать все разрешения.

Если вам нужно отстранить кого-то от просмотра вашей общей папки, выполните следующие несколько шагов:


  1. Щелкните правой кнопкой мыши общую папку в Outlook, затем выберите свойства.


  2. Выберите Обмен папками Вкладка.


  3. Выберите, с каким пользователем вы больше не хотите делиться папкой, затем выберите Удалить.


Уровни разрешений в общих папках в Outlook

Есть способ ограничить то, что люди могут делать в общей папке, используя целый ряд рекомендаций по разрешениям.

Откройте Outlook, щелкните правой кнопкой мыши папку, которой вы хотите поделиться, затем выберите свойства > права доступа. Оттуда выберите Уровень разрешения В раскрывающемся меню выберите другой уровень для каждого человека, с которым вы можете поделиться папкой. 

Например, если вы выберете владелец, этот человек может делать все что угодно, но если вы выберете рецензент, единственное, что они могут сделать, это прочитать статьи и ничего больше. 

выпадающее меню для разрешений в outlook

Ссылка на основную публикацию