Содержание
Общие книги Microsoft Excel — это отличный способ совместной работы, позволяющий оперативно добавлять или изменять данные, форматирование и формулы из разных мест и устройств. В этой статье мы расскажем, как открыть общий доступ к файлам Excel в Office 365, Excel 2019, Excel 2016 и Excel Online.
Инструкции в этой статье разбиты на разделы, которые охватывают Excel в Office 365, Excel 2019, Excel 2016 и Excel Online.
Совместное использование файла Excel в Office 365 или Excel 2019
В новых версиях Excel функция Shared Workbook заменена функциональностью, называемой совместным редактированием, которая, по сути, допускает аналогичное сотрудничество, но также предлагает некоторые расширенные инструменты, недоступные в более старых итерациях.
Для совместного использования электронной таблицы в целях совместного редактирования она должна быть сохранена в одном из следующих форматов: XLSX, XLSM или XLSB.
Если вы используете Microsoft Office, вполне вероятно, что у вас уже есть активная учетная запись OneDrive. Если нет, или если вы не уверены, вам нужно зарегистрироваться в OneDrive, прежде чем продолжить.
Единственное исключение здесь будет, если вы намереваетесь предоставить общий доступ к файлу Excel, размещенному в библиотеке SharePoint Online или во внутренней сети, и в этом случае нет необходимости в учетной записи OneDrive.
Для начала откройте книгу Excel, которой вы хотите поделиться.
Выбрать доля, находится в правом верхнем углу экрана, прямо под панелью поиска.
Когда появится всплывающее окно, выберите Войти в систему.
Если вы уже вошли в свою учетную запись Microsoft, перейдите к шагу 5.
Появится новое окно с запросом учетных данных вашей учетной записи Microsoft. Следуйте инструкциям на экране для завершения процесса аутентификации.
После входа вернитесь в главное окно Excel и выберите доля очередной раз.
Появится всплывающее окно, предлагающее поделиться информацией. Использовать имя поле для ввода названия для общей рабочей книги.
Выберите Место меню, чтобы выбрать, где вы хотите поделиться файлом, например, хранилище OneDrive. В большинстве случаев это будет ваш выбор, если только вы не используете библиотеку SharePoint или расположение во внутренней сети.
Выбрать Сохранить.
Теперь файл будет загружен в хранилище, выбранное на шаге 7. Выберите доля еще раз.
Новый набор параметров общего доступа теперь должен отображаться во всплывающем окне. Выбрать Приглашать людей.
Если вы не заинтересованы в совместном использовании рабочей книги для совместной работы, но хотите поделиться версией только для чтения, нажмите «Отправить копию».
Диалоговое окно «Пригласить людей» теперь должно быть видно. Введите адреса электронной почты всех, кому вы хотите поделиться этой книгой, и разделите их запятыми.
Вы можете выбрать ввод имен из ваших контактов вместо адресов электронной почты, но для этого вам будет предложено предоставить Excel доступ к соответствующему приложению.
При необходимости введите сообщение для получателей в необязательном поле.
Параметр «Не редактировать», сопровождаемый флажком, включен по умолчанию в целях предосторожности и требует, чтобы получатели не могли вносить какие-либо изменения в файл Excel. Чтобы снять это ограничение только для чтения, установите флажок один раз, чтобы снять флажок и отключить параметр.
Выбрать доля. Теперь ваши получатели будут уведомлены о том, что им была передана рабочая книга.
Как поделиться книгой в Excel онлайн
Как и Excel для Office 365 и Excel 2019, веб-версия Excel также использует функции совместного редактирования вместо того, что раньше называлось общими книгами.
Чтобы начать, перейдите в Excel Online в веб-браузере и откройте книгу, которой вы хотите поделиться.
Выбрать доля, расположен в верхнем правом углу окна вашего браузера.
Теперь диалоговое окно «Пригласить людей» должно отображаться поверх основного интерфейса Excel. Введите адреса электронной почты всех, с кем вы хотите поделиться этой книгой, в поле к поле, каждое из которых разделено запятой.
в Добавить быструю заметку введите соответствующее сообщение для вашего получателя (ей).
Выбрать Получатели могут редактировать.
Теперь появятся два раскрывающихся меню, в первом из которых содержатся следующие параметры. Выберите либо Получатели могут редактировать (по умолчанию) или Получатели могут только просматривать. Если вы выберете последний вариант, ваши получатели получат книгу с ограничениями только для чтения.
Второе раскрывающееся меню указывает, требуется ли вашим получателям учетная запись Microsoft для доступа к вашему документу. Выберите вариант, который соответствует вашим индивидуальным потребностям.
Выбрать доля. Теперь ваши получатели будут уведомлены о том, что им была передана рабочая книга.
Как поделиться книгой в Excel 2016
Вы можете следовать приведенным выше инструкциям Office 365 для Excel 2016, поскольку функция совместного редактирования была впервые представлена в этой версии, и шаги по ее использованию очень похожи.
Основным отличием является сама кнопка «Поделиться», которая все еще отображается в верхнем правом углу, но представлена головой и туловищем рядом со словом «Поделиться», а не стрелкой вправо, используемой в более поздних версиях.
Тем не менее, вы также можете использовать устаревшую функцию Shared Workbook, если хотите. Для этого вам необходимо добавить соответствующие параметры на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия.
Если у вас нет особой необходимости активировать исходную функциональность Совместно используемой книги, такую как совместное использование в ограниченной сети с особыми требованиями, мы рекомендуем вместо этого использовать совместное редактирование.
Добавьте кнопки общей книги в macOS
Нажмите превосходить > предпочтения.
Диалоговое окно «Настройки Excel» теперь должно быть видно. Нажмите лента Панель инструментов, находится в разделе авторинга.
Выбрать Панель быстрого доступа.
в Выберите команды из настройки, нажмите Вкладка «Обзор».
Список вариантов теперь должен быть предоставлен. Выбрать Share Workbook (Legacy) так что это выделено.
Нажмите на правую скобку (>) находится рядом с параметром «Поделиться рабочей книгой (устаревшая версия)», поэтому она переходит к списку с надписью «Настроить панель быстрого доступа».
Нажмите Сохранить завершить процесс. Теперь вы можете начать процесс обмена с главной панели инструментов Excel.
Добавить кнопки общей книги в Windows
Выбрать файл > Параметры > Панель быстрого доступа.
Выбрать Выберите команды из развернуть его, затем выбрать Все команды.
Прокрутите вниз и выберите Share Workbook (Legacy) так что это выделено.
Выбрать Добавлять.
Повторите шаги 5 и 6 для каждого из следующих параметров, по одному: Отслеживание изменений (Legacy), Защита обмена (Наследие), Сравнить и объединить рабочие книги.
После добавления каждого из этих элементов выберите Хорошо вернуться в главное окно Excel. Теперь вы можете начать процесс обмена с главной панели инструментов Excel.
