Содержание
- 1 Как определить, есть ли у вас учетная запись Exchange
- 2 Создайте шаблон автоматического ответа по электронной почте
- 3 Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе
- 4 Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP
- 5 Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange
- 6 Инструменты автоответчика Outlook и надстройки
- 7 Как включить автоматические ответы на Outlook.com
Эффективный автоматический ответ об отсутствии на работе в Outlook гарантирует, что пока вас нет, люди знают, что вы недоступны, когда вернетесь, и что им следует делать, если у них есть проблема, требующая немедленного внимания.
Настройка для ответа об отсутствии на работе в Outlook зависит от того, находится ли ваша учетная запись электронной почты на сервере Microsoft Exchange или является учетной записью электронной почты IMAP или POP (например, обычные почтовые службы, такие как Gmail, Yahoo Mail и другие). ,
Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook для Office 365 и Outlook.com.
Как определить, есть ли у вас учетная запись Exchange
Если вы не уверены, используете ли вы Outlook с учетной записью Exchange, посмотрите в строке состояния в нижней части окна Outlook. Если вы используете учетную запись Exchange, вы увидите «Подключен к: Microsoft Exchange» в строке состояния.
Создайте шаблон автоматического ответа по электронной почте
Чтобы настроить автоматический ответ в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см. Далее ниже), используйте функцию правил Outlook. Начните с создания письма с автоответчиком, которое будет отправлено получателям, пока вас нет.
Выбрать Новый E-mail.
Введите Тема для электронной почты и текста сообщения, которое сообщает получателю, что вы недоступны.
Сообщите получателям, когда они могут ожидать от вас личного ответа, и осознайте, сколько информации вы раскрываете в своем автоматическом ответе, поскольку раскрытие слишком большого количества информации может представлять риск.
Когда вы закончите составление сообщения автоответчика, выберите Файл.
Выбрать Сохранить как.
Выберите Сохранить как тип стрелку раскрывающегося списка и выберите Шаблон Outlook.
Outlook использует тему шаблона по умолчанию в качестве имени в Имя файла текстовое окно. Измените это на все, что вам нравится, чтобы вы знали, что это ваш файл шаблона электронной почты вне офиса.
Выбрать Сохранить.
Закройте окно сообщения.
Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе
Следующим шагом для учетных записей электронной почты IMAP или POP является настройка правила Outlook. Это правило отправит ответ, используя шаблон, который вы создали в предыдущем разделе.
Выбрать файл > Информация.
Выбрать Управлять правилами Оповещения.
Выберите Правила электронной почты Вкладка.
Под Применить изменения к этой папке, выберите учетную запись электронной почты, для которой вы создаете автоматический ответ.
У вас будет возможность применить новое правило ко всем учетным записям на более позднем этапе.
Выбрать Новое правило.
в Начните с пустого правила раздел, выберите Применить правило к полученным сообщениям.
Выбрать следующий.
Под Шаг 1: Выберите условие (я), выберите Где мое имя в поле «Кому» флажок
Правило автоматического ответа отвечает на все входящие письма, если снять все флажки условий.
Выбрать следующий.
Под Шаг 1: Выберите действие (я), выберите ответ с использованием определенного шаблона флажок
Под Шаг 2. Отредактируйте описание правила (щелкните подчеркнутое значение), выберите конкретный шаблон ссылка.
Выберите Смотреть в стрелку раскрывающегося списка, затем выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе.
Выделите шаблон, который вы создали.
Выбрать открыто.
в Мастер правил диалоговое окно, выберите следующий.
Под Шаг 1: Выберите исключение (я), выберите кроме случаев, если это автоматический ответ флажок
Выбрать следующий.
Под Шаг 1: Укажите имя для этого правила, введите имя для вашего правила автоответчика.
Под Шаг 2. Настройка параметров правила, выберите Включи это правило установите флажок, если хотите активировать автоответчик. Если вы не хотите, чтобы автоматический ответ был активен сейчас, снимите флажок.
Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, в которых вы хотите использовать этот автоответчик, выберите Создать это правило на всех аккаунтах флажок
Выбрать Конец.
в Правила и оповещения диалоговое окно, выберите Хорошо.
Outlook отправляет автоответчик на адрес каждого письма, полученного один раз за сеанс; второй автоответ отправляется после закрытия и повторного открытия Outlook.
Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP
Для учетных записей электронной почты IMAP и POP включите автоответчик, когда вам это нужно. Перейти к файл > Управлять правилами Оповещения > Правила электронной почты, установите флажок рядом с правилом автоответчика, затем выберите Хорошо.
Чтобы отключить респондент, снимите флажок и выберите Хорошо.
Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange
Если ваша учетная запись электронной почты является учетной записью Microsoft Exchange (вы можете настроить учетную запись Outlook.com как учетную запись Exchange в Outlook), вы можете настроить автоответчик вне офиса непосредственно на сервере. Выполните следующие действия для Outlook 2019, 2016 и Outlook для Office 365.
Выбрать файл > Информация.
Выбрать Автоматические ответы.
Выбрать Отправить автоматические ответы. Составьте свое автоматическое ответное сообщение в текстовом поле.
Чтобы отключить автоматический ответ, перейдите к Автоматические ответы диалоговое окно и выберите Не отправлять автоматические ответы. Автоответы больше не отправляются.
Необязательно: Установите период времени, в течение которого вы хотите, чтобы автоответчик был активным. Выберите Отправлять только в течение этого периода времени флажок Затем установите Время начала а также Время окончания. Только сообщения, полученные в этом диапазоне, получат автоматический ответ.
Если вы работаете внутри компании или организации, у вас могут быть дополнительные опции для ваших автоматических ответов:
- Внутри моей организации: Это сообщение отправляется сообщениям, полученным от других лиц той же компании или организации, что и вы.
- Вне моей организации: Сообщение отправляется людям за пределами вашей организации. Выберите Автоответ людям за пределами моей организации флажок
Есть риски безопасности, связанные с автоматическими ответами.
Выбрать Хорошо.
Инструменты автоответчика Outlook и надстройки
Вместо того, чтобы настраивать правило в Outlook вручную, используйте надстройку, такую как Mail Responder для Outlook, или такие инструменты, как Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager. Эти инструменты позволяют отправлять только необходимые ответы об отсутствии на работе.
Чтобы централизованно хранить ответы об отсутствии на работе на сервере Exchange (включая шаблоны с полями, объединенными с Active Directory), попробуйте Symprex Out-of-Office Manager.
Как включить автоматические ответы на Outlook.com
Включение автоматических ответов на Outlook.com — это простой процесс. Эта функция предлагает не так много опций, как программное обеспечение Outlook, но она проста в использовании.
На странице почты Outlook.com выберите настройки > Просмотреть все настройки Outlook.
Выбрать почта > Автоматические ответы.
Включите Включить автоматические ответы переключения.
Чтобы отключить автоматические ответы, отключите Автоматические ответы на переключения.
Необязательно: выберите Отправлять ответы только в течение определенного периода времени флажок Укажите Время начала а также Время окончания. Автоматические ответы отправляются только в течение этого периода.
Введите сообщение, которое вы хотите отправить, пока включены автоматические ответы.
Необязательно: выберите Отправлять ответы только контактам установите флажок для автоматической отправки ответов только людям и адресам электронной почты в контактах Outlook.com.
Выбрать Сохранить.
