Обновление одного и того же текста в нескольких документах Word может занимать много времени, а может потребовать много времени, если у вас есть много документов для редактирования. К счастью, MS Word включает в себя чрезвычайно удобную функцию связи, которая может сделать весь этот процесс действительно простым, но вы должны подготовиться к нему.
Инструкции в этой статье относятся к Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Word для Office 365.
Понимание ссылок
Связывание полезно, если текст одинаков во всех документах, и когда текст должен быть обновлен, весь текст должен быть обновлен. Это очень специфический сценарий, но он может сэкономить вам массу времени, если вы его используете.
Например, если у вас есть 20 документов Microsoft Word, настроенных для печати 20 различных листов адресных меток, и на каждой странице есть десятки этикеток и вы думаете, что вам когда-нибудь понадобится обновить эти адреса, вы можете избежать этого вручную, сделав отдельный документ, в котором перечислены 20 адресов. Свяжите 20 документов с одной страницей адресов, чтобы при обновлении адреса любой документ, связанный с ним, также обновлялся.
Другой пример, помогающий понять концепцию связывания документов Word, можно увидеть, если у вас есть несколько документов Word с вашим именем, напечатанным в каждом, но вы скоро поженитесь. Вместо того, чтобы позже возвращаться к каждому документу, чтобы изменить свою фамилию, просто поместите ссылку на другой документ, а затем, когда вы обновите свою фамилию, ваше имя изменится во всех других документах!
Этот тип текстовых ссылок не совпадает с гиперссылками, которые открывают веб-страницы или другие файлы при нажатии.
Как вставить текстовую ссылку в Word
Как видите, это простой способ заменить текст сразу в нескольких документах Word. Тем не менее, это действительно полезно, только если вы вставляете один и тот же блок текста повсюду, и в какой-то момент текст необходимо будет обновить.
В новом документе Microsoft Word введите текст, на который вы будете ссылаться из других документов. Отформатируйте его так, как вы хотите, чтобы он отображался во всех документах. Чтобы позаимствовать из первого примера выше, в этом документе вы должны ввести 20 разных адресов.
Сохраните файл для генерации ссылки. Неважно, где вы его сохраните, но убедитесь, что вы знаете, где он находится.
Если Вы перемещаете файл, содержащий текст, вам необходимо повторно вставить обновленную ссылку на текст во все связанные документы, поэтому лучше обдумать это, прежде чем выбрать, где его сохранить.
Выделите текст, который вы хотите связать, чтобы он был выбран.
Щелкните правой кнопкой мыши или нажмите и удерживайте выделенный текст, а затем выберите копия из меню. Другой вариант — использовать клавиатуру: использовать Ctrl+С на ПК или команда+С на Mac.
Из другого документа или даже с того же самого поместите курсор туда, куда вы хотите, чтобы связанный текст перемещался. Вы всегда можете изменить местоположение позже, так же, как и при перемещении любого текста.
Из Главная выберите вкладку Вставить раскрывающийся в группе «Редактировать» и выберите Специальная паста. Откроется диалоговое окно «Специальная вставка».
Выберите Вставить ссылку вариант.
На правой стороне этого экрана есть несколько вариантов, но Форматированный текст (RTF) это тот, который вставляет связанный текст в точности так, как он выглядит в оригинальном документе.
Повторите этот процесс столько раз, сколько вам нужно в том же документе или для каждого отдельного документа, который вы хотите связать с исходным текстом.
