Содержание
Существует множество веских причин, по которым оцифровка бумажных документов может оказать огромную помощь в организации вашего домашнего офиса (или, в этом отношении, вашего дома). Прежде всего, вы можете избавиться от большого количества лишней бумаги, которая втиснута в ящики и файлы или занимает ценное рабочее место.
Цифровые файлы (даже PDF-файлы) можно преобразовать в доступные для поиска файлы с помощью программного обеспечения для оптического распознавания символов (OCR), которое обычно поставляется с принтером.
Это означает, что ваша информация не только не занимает места, но и ее гораздо легче найти, чем на бумаге. И вы можете сохранять свои цифровые файлы на свое усмотрение — на CD или DVD, на флэш-накопителе, в онлайн-хранилище или во всем вышеперечисленном. Таким образом, вы можете быть уверены, что когда вам что-то понадобится, вы можете взять это в свои руки.
Создать папки и подпапки
Когда вы начнете оцифровывать свои домашние файлы, самое время создать организованный набор файлов, который сделает вашу жизнь проще. Подумайте о категориях документов, которые вам нужны, и создайте папку для каждой. Квитанции кредитной карты в одной папке; оформление автострахования в другом; телефонные счета, квитанции о продуктах, счета за ремонт дома и т. д. могут быть выделены в отдельные папки. И в каждой папке создайте подпапки для каждого года (или месяца). Намного проще начать с организованной системы, а затем просто добавлять новые документы в нужный файл по мере продвижения, чем пытаться переставить систему каждый раз при сканировании новой квитанции.
Вам понадобится программное обеспечение OCR
Убедитесь, что ваш сканер или принтер поставлялись с программным обеспечением для оптического распознавания символов (программное обеспечение ABBYY FineReader поставляется в комплекте со многими принтерами и сканерами, которые мы тестируем). Если вы не найдете ничего, не паникуйте. Существует большая вероятность того, что на вашем компьютере уже установлено приличное программное обеспечение для оптического распознавания текста, если вы используете Windows. Если у вас есть Microsoft Office, у вас уже есть программное обеспечение, которое вы можете использовать со своим сканером для создания редактируемых документов.
И по крайней мере сканер документов
Конечно, это поднимает еще один важный момент: вам нужно иметь хотя бы сканер документов, если вы собираетесь сделать эту работу. Это не должно быть дорогим или причудливым. Если у вас его нет, самое время его найти; Начните с этих обзоров сканеров фотографий и сканеров документов для некоторых лучших покупок. Если вам не нужен отдельный сканер, недорогой универсальный принтер отлично справится с этой задачей.
Хранить в верхней части документов
Итак, вот сложная часть. Настроить систему не так сложно; даже сканирование ваших документов не будет слишком сложным. Трудно убедиться, что вы автоматически делаете это каждый раз, когда получаете новые квитанции или документы. В противном случае бумаги начнут накапливаться снова, и вы почувствуете, что теряете время. Так что придерживайтесь этого!
