Содержание
Размещение вашей подписи, вероятно, самая легкая часть составления ваших электронных писем, и не только потому, что для этой части этикета нет четких правил.
Размещение подписи по электронной почте
Поместите свою подпись электронной почты прямо под конец вашего текста — в ответах, а также в новых сообщениях. Делайте это как по электронной почте, которую вы отправляете профессионально, так и по электронной почте родственникам и друзьям.
- Однако следует учитывать, что в личных сообщениях вообще не используется подпись, поскольку личная переписка может быть более интимной, чем формализованные сообщения, использующие высоко структурированную подпись.
- В ответах ни одна подпись или сокращенная также являются хорошими вариантами; В конце концов, получатель уже знает вас.
На практике размещение подписи электронной почты будет зависеть от настроек, установленных вами в вашей почтовой программе:
- Если вы добавляете оригинальные сообщения, используя отступы и выборочные кавычки, ваша подпись обычно будет отображаться внизу сообщения.
- Если вы лениво цитируете свое сообщение, помещая его поверх (не фрагментированного) исходного сообщения, ваша подпись обычно будет находиться между вашим сообщением и исходным сообщением, которое вы цитируете, чуть выше строки «—Original Message—».
Разница между ленивым цитированием и выборочным цитированием часто зависит от используемого вами почтового клиента или стандартов вашей профессии. Например, профессионалы, любящие Linux, часто полагаются на выборочное цитирование, тогда как Microsoft Outlook по умолчанию использует ленивое цитирование.
Ошибки при размещении подписей электронной почты, которых следует избегать
Помещение вашей подписи там, где она не принадлежит, вряд ли является серьезным нарушением этикета, но, тем не менее, вы должны избегать распространенных ошибок размещения, чтобы избежать путаницы.
- Подпись сверху, ответьте в строке нижеЧитатели обязаны не смотреть далеко за пределы подписи, с которой они сталкиваются. Если ваша почтовая программа или служба настроена так, чтобы ваша подпись помещалась поверх цитируемого текста в ответах и пересылках, не пишите ничего в цитируемый текст. Скорее всего, получатели будут ломать голову над вашим пустым ответом — но, возможно, недостаточно долго, чтобы найти ваши ответы в указанной части. Вместо этого ответьте над подписью или переместите подпись в самый низ.
- Подпись внизу, ответь всем сверху: Если вы отвечаете сверху, но ваша подпись электронной почты находится внизу, получатели либо никогда не увидят подпись, либо, если они ее увидят, подпись может отправить их в поисках встроенного текста ответа, который они могли пропустить. Вместо этого переместите подпись над цитируемой частью и под своим ответом.
Подписи в целом
Ваша подпись электронной почты состоит не более чем из четырех или пяти строк текста и содержит стандартный разделитель подписи. Ваша подпись не шире 75 символов. По возможности избегайте, в том числе, изображений, поскольку некоторые почтовые программы обрабатывают встроенные изображения как вложения и извлекают их из самого сообщения.
Приписки
Естественно, размещение вашей подписи в предложенных местах дает вам возможность включить постскрипты прямо под ним. Обратите внимание, что некоторые почтовые программы и службы обрабатывают все, что находится ниже разделителя подписи, как часть самой подписи. Поэтому, в качестве альтернативы, добавьте ваш постскрипт ниже, «подписав» основной текст вашего сообщения своим именем, но выше подписи электронного письма.
